El SII exime a las copropiedades de la obligación de declarar Inicio de Actividades cuando no registran actividad económica susceptible de generar impuestos. En consecuencia, sólo deben obtener el RUT y no tienen obligación de llevar contabilidad para fines tributarios y presentar declaraciones de impuestos propios.
Sin embargo, en todo condominio o edificio resulta indispensable llevar contabilidad y elaborar informes financieros, para que los copropietarios conozcan plenamente la gestión administrativa y cómo se están usando los recursos.
De hecho, el inciso final del artículo 23 de la Ley Sobre Copropiedad Inmobiliaria señala que: “el administrador estará obligado a rendir cuenta documentada de su administración”.
Además, el SII exime de la obligación de declarar inicio de actividades a los edificios y condominios siempre que no realicen una actividad generadora de impuestos, ya que si lo hacen tendrán que cumplir con las obligaciones tributarias y llevar registros contables.
Pero ¿la contabilidad para la administración de edificios y condominios debe ser completa o simplificada?
La mejor forma de resolver esta interrogante es conociendo en qué consiste cada tipo de
contabilidad:
¿Qué es la contabilidad simplificada?
De acuerdo con el Diccionario Básico Tributario del SII, este concepto hace referencia a “un tipo de contabilidad que podrá autorizar la Dirección Regional del SII y que puede consistir en llevar un libro de entradas y gastos timbrado, o bien una planilla de entradas y gastos, sin que estén relacionados con los libros auxiliares que exijan otras leyes o el Director Regional”.
Es decir que exime al contribuyente de llevar libros de contabilidad, elaborar balances, hacer depreciaciones, aplicar correcciones monetarias y efectuar inventarios, para llevar únicamente libros básicos de ingresos y egresos y flujo de caja.
¿Qué es la contabilidad completa?
El Diccionario Básico Tributario del SII la define como “aquella que comprende los libros Caja, Diario, Mayor e Inventarios y Balances, independiente de los libros auxiliares que exija la ley, tales como Libro de Ventas Diarias, de Remuneraciones, de Impuestos Retenidos, etc.”.
En el ámbito tributario, los contribuyentes que deben llevar contabilidad completa “son aquellos que están obligados a tributar en base a Renta Efectiva, demostrada con contabilidad fidedigna, y que no hayan obtenido autorización para llevar una contabilidad simplificada”.
Contabilidad para la administración de edificios y condominios
La copropiedad podría trabajar tanto con contabilidad completa como con contabilidad simplificada, especialmente si no desarrolla actividades que generen impuestos pues no habría norma que la obligara a llevar un sistema contable en específico. Sin embargo, lo ideal es llevar una contabilidad completa.
¿Por qué?
El balance anual que presenta el administrador a la Asamblea de Copropietarios debe reflejar sistemáticamente todos los movimientos de entradas y salidas originados en cada una de las cuentas del condominio.
Si bien es cierto los libros de ingresos y egresos y flujo de caja –propios de la contabilidad simplificada- aportan bastante a este informe, la falta de otros registros contables puede dejar a la comunidad desprovista de información relevante para determinar la transparencia de la administración, la forma en que se están gestionando los recursos y la toma de decisiones con impacto financiero.
Datos relativos a los valores adeudados pagados y pendientes de pago, bienes adquiridos y devaluación de estos, patrimonio, proveedores pendientes de pago, movimientos de la cuenta bancaria, remuneraciones y cotizaciones previsionales canceladas, etc., pueden no ser visualizados de forma detallada cuando no se lleva la contabilidad completa.
Por otra parte, hay que considerar que, en determinados eventos, el SII impone a las copropiedades la obligación de llevar determinados libros contables. Por ejemplo, las comunidades de edificios tienen que llevar Libros de Contabilidad y Auxiliares “cuando obtengan ingresos afectos a algún tipo de impuesto o paguen rentas que están obligados a retener”.
En el caso específico del Libro de Remuneraciones se debe tener y efectuar retenciones de renta cuando poseen 5 o más trabajadores. Además, si desarrollan una “actividad en la que obtienen rentas de la primera categoría de la Ley sobre Impuesto a la Renta, que esté obligada por la ley tributaria a llevar contabilidad y que pague rentas del artículo 42°, N° 2, de la Ley sobre Impuesto a la Renta, la Comunidad de Edificio se encontrará obligada a efectuar la retención del impuesto, con tasa del 10%, de acuerdo con los artículos 73° y 74° de la Ley sobre Impuesto a la Renta”.
De hecho, respecto al desarrollo de actividades generadoras de rentas e impuestos, como la renta de espacios comunes a terceros, Zoila Orellana, directora regional del SII, se pronunció el 10 de octubre del 2012. En la medida se concluyó que en dado evento la comunidad se constituye en un contribuyente de Primera Categoría (sin necesidad de que medie personería jurídica para ello), alcanzando las siguientes obligaciones:
- Pagar impuestos sobre la renta percibida.
- Efectuar pagos provisionales mensuales (PPM).
- Cumplimiento de todas las exigencias de carácter administrativo, como llevar contabilidad completa, practicar un balance anual al 31 de diciembre de cada año, efectuar declaraciones mensuales y presentar declaración jurada de sus rentas en cada año tributario.
En cualquier caso, el tipo de contabilidad para la Administración de Edificios y Condominios es de libre elección de la Asamblea de Copropietarios. Si esta desea un control estricto sobre las finanzas de la comunidad debería buscar que fuera lo “más completa posible”, y lo más probable es que no pueda evitarla si desarrolla actividades generadoras de renta, especialmente porque no cumple con requisitos específicos para acogerse al régimen de contabilidad simplificada, como haber iniciado actividades ante el SII o “ser empresario individual o Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL)”.
Lo importante a la hora de la rendición de cuentas por parte del administrador son los soportes de las operaciones registradas en los informes: facturas de proveedores, recibos por cobranzas, liquidaciones de nómina firmadas por los trabajadores, comprobantes de cotizaciones previsionales, entre otros documentos.
Por otro lado, contar con una plataforma que simplifique la gestión contable es una solución efectiva para los administradores de edificios.
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